Dans mes missions professionnelles, j’ai dû plusieurs fois définir les notions de qualité, juste qualité, ni trop bien, ni trop mal, mais régulier et en respectant la régularité définie. Pour certains il faut une Rolls, pour d’autre une 2CV, mais à mon avis il ne faut pas vendre l’un à celui qui a besoin de l’autre. Il faut donc commencer par connaître son interlocuteur, et définir le cadre.

Au, travail, c’est pareil. Pour mes interlocuteurs (salariés, journalistes, subventionneurs, etc. …) j’avais un livret d’accueil pour présenter l’entreprise. Puis pour petit à petit toutes les tâches j’avais fait, ou m’étais fait faire des « procédures ». J’avais recruté aussi une personne pendant six mois pour compléter ces fiches, et prendre le temps de recenser, puis relativiser l’importance de chaque tâches, chaque poste, et d’en faire des fiches. Ces fiches ne devant être qu’une base pour d’éventuelles évolutions. En 7 ans j’ai recruté plus de 100 salariés, il est dommage de répéter chaque fois à peu près la même chose, avec le risque d’oublier ce qui nous paraît évident. Ces fiches me permettaient aussi de ne rien oublier en cas d’interruption au cours d’un travail répétitif et à risque. Par exemple, lors de la réalisation des bulletins de paye, j’avais un tableau ou je notais l’ordre de mes actions. En effet, il m’est arrivé une fois, suite à un dérangement inopiné, de mettre un chèque dans l’enveloppe du salarié suivant, et donc oublier un salarié. La banque a encaissé le chèque sans s’apercevoir de l’erreur de nom, et il a fallu un mois pour retrouver l’origine de l’erreur.

Nous avions donc des fiches de procédures pour le maximum de tâches (plantation, récolte, conditionnement, mais aussi comment recevoir et classer un fax, un coup de téléphone, ou fermer l’entreprise le soir sans oublier de lâcher le chien, protéger les objets qui risqueraient d’être abimés par ce chien, et activer les alarmes !)

Chacune des procédures comportait les paragraphes suivants :

  • Objet :
  • Référence – bibliographie :
  • Mode opératoire :
  • Temps de référence pour l’application de la procédure :
  • Mode d’enregistrement
  • Approbation de la procédure : Date de la signature, et les signataires
  • Eléments complémentaires pour l’actualisation de la procédure :

image procédure 1

Encore aujourd'hui, en train de créer cette fiche, un voisin m'appelle pour un problème electrique chez lui. je m'arrête, note sur un papier ce que je fais et ce qu'il reste à faire, vais chez lui, teste le courant (vieille maison en triphasée où j'installe un radiateur en monophasé, et donc je change la prise etc.) puis reviens à mon bureau et reprend mon activité là où je l'avais laissé. Noter sur un papier m'a pris quelques secondes, retrouver où j'en étais il y a deux heures aurait pu me prendre bien plus !

En annexe je mets un exemple de procédure (la pagination n’est pas respectée car c'est un extrait d'un gros document que de plus je n'avais pas ouvert depuis 2003)